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私车公用的几种合规方式,哪一种更适合你?

2022-09-23

公司在经营过程中,总是避免不了私车公用的情况,要怎样处理才能正规入账呢?


各位老板们需要注意了,私车公用的情况只有符合规定的费用才可以在企业所得税时税前扣除。对不符合扣除标准的费用在税务机关查账时发现,可能会被列入税务不合规行为。一起来看一看怎么让私车公用的费用合规吧~


私车公用一般分两种情况,一种是临时偶尔使用私人车辆,一种是长期私车公用的情况。需要注意的是,不管是哪种情况企业都需要制定明确的用车制度。


一、临时偶尔私车公用


如果需要使用私人车辆,提前申请私车公用。


出差回来后,按照实际的油耗及里程数核算邮费,还有过路费等费用。报销的费用要严格按照企业制定的用车制度进行计算,超标准的部分不能报销;做私车公用台账,详细记录私车公用情况。


没有经过审批的私车公用的相关费用均不得进行报销。


二、长期私车公用的情况


1.签订租车协议


如果工作中需要长期使用私车办公就可以跟公司签订租车协议,那么就公司而言车辆就是公司的资产了,车辆使用就合理合法了,在工作中车辆发生的相关费用都可以正常报销。


01 税前扣除


租赁费、租赁期间的加油费、过路费、停车费可以税前扣除。但应由个人承担的汽车费用,如车辆保险费、维修费不能税前扣除。


02 税前扣除凭证


租赁费的合法扣税凭证指的是个人去税务机关代开的发票,如果每个月租赁费小于500元,也可以采取收款凭证,收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名以及相关身份信息、支出项目、收款金额等。


03 加油费、过路费可以抵扣进项税


租赁费,由于取得的是普通发票或个人出具的收款凭证,进项税不允许抵扣。而后续的加油费、过路费,取得合法凭据是可以抵扣进项税的。


个人取得租赁收入,企业应该要代扣代缴个人所得税,起征点为每月800元,使用税率为20%。


04 注意


签订协议的员工应该只是一部分员工,如所有员工都签订,则有被视为发放福利的风险。


2.费用发票实报实销


根据每月私车的实际花销报销,更贴近实际。


01 税前扣除


根据总局公告2015年第34号和国税函〔2009〕3号规定,企业报销个人的费用,属于福利费支出,在工资的14%限额内扣除。


02 加油费、过路费不能抵扣进项税


加油费、过路费属于集体福利或者个人消费,进项税不允许抵扣。


03 交通补贴并入工资薪金计算个人所得税


实报实销费用需并入工资薪金所得计缴个人所得税。


3.随工资发放交通补贴


如果在工作中员工需要长时间使用自己的车辆代步,公司也可以给员工发放车补,直接记在工资薪金或职工福利费里。


01 优势


随工资定额发放,对企业、员工都是最方便省事的。


02 注意


交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。


4.过户给公司(老板)


如果公司使用的私人车辆是老板的个人车辆,建议老板可以过户给公司。首先自然人销售自己使用过的旧货,税款上有减免优惠。其次计入企业固定资产后还可以计提折旧,减免应缴纳的企业所得税。


01 优势


车子发生的维修、保养、汽油等费用都可以在公司报销;可以作为公司的资产,提取折旧,减少公司的企业所得税。


02 劣势


过户时需要给公司开发票、交点税;过户后车是公司的财产,不属于个人财产,承担公司的经营风险。


三、私车公用扣除答疑


(一)私车公用产生的油费、过路费、修理费等费用列支后,这些费用可以在企业所得税税前扣除吗?


企业按公允价值与车辆所有者签订租赁合同,清晰约定发生的相关费用承担归属,通过租赁关系,在取得租金发票的情况下,发生的与经营收入有关的油费、过路费、修理费等支出,可凭合法有效凭证在企业所得税税前扣除。


【政策依据】


《中华人民共和国企业所得税法》(中华人民共和国主席令第63号)


《中华人民共和国企业所得税法实施条例》(中华人民共和国国务院令第512号)


(二)企业使用员工的汽车给员工报销的保险费、车船税等费用可以税前扣除吗?


企业在在租赁期内支付固定的租车费用之外负担用车所发生的汽油费、过路过桥费、修理费等费用支出准许在企业所得税前进行扣除,而与车辆所有权有关的固定费用包括车船税、保险费、车辆购置税和折旧费等,不论是否由承租方负担均不予税前扣除。


(三)私车公用加油取得的发票抬头是车牌号,是否可以在企业所得税税前扣除?


按规定纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票,不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。如作为企业所得税前扣除凭证的,应当取得企业全称的发票,建议可将其车牌号码作为备注内容。


【政策依据】


《中华人民共和国发票管理办法实施细则》(国家税务总局令第37号)


《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》(国税发〔2008〕80号)


(四)股东个人汽车用于公司经营所用,加油取得的进项发票可以抵扣吗?


自2018年1月1日起,对于租入的固定资产发生的费用,即兼用于一般计税方法计税项目和简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的,其进项税额准予从销项税额中全额抵扣。


【政策依据】


《财政部国家税务总局关于全面推开营业税改征增值税试点的通知》(财税〔2016〕36号)


《财政部税务总局关于租入固定资产进项税额抵扣等增值税政策的通知》(财税〔2017〕90号)


(五)员工出差开自己的车,公司按照一定标准给予了补贴,个人所得税税前扣除有什么标准?


自2018年9月1日(税款所属期)起,对企业职工公务用车费用扣除标准划分为两档:


(1)高级管理人员每人每月1950元;


(2)其他人员每人每月1200元。补贴超出上述规定标准部分按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。


【政策依据】


《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函〔2006〕245号)


《国家税务总局关于个人所得税有关政策问题的通知》(国税发〔1999〕58号)


四、私车公用的三个提醒


1. 要签订协议


公司与私车员工签订用车书面协议,约定明确车辆的使用情况及费用分摊方式。当然,签订合同需要按规定缴纳印花税。


2. 要建立制度


公司必须建立公务用车制度,做好车辆使用记录,分清个人消费和企业费用,员工应向公司提供汽车租赁发票。


3. 要规范核算


对于私车公用费用税前扣除范围,企业应规范财务核算,相关费用不能相互混淆,不得将应由员工个人承担的费用改由公司承担,并在税前扣除。

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